La gestion du temps et l’organisation de l’entrepreneur(euse)
En tant qu’entrepreneur(euse)s, nous devons optimiser notre temps afin de gagner en rentabilité, en compétences, mais aussi en qualité de vie. En effet, si nous nous sommes lancé(e)s dans l’entrepreneuriat, ce n’est pas pour être emprisonné(e)s par notre propre business.
L’organisation est alors fondamentale pour avancer concrètement vers nos objectifs professionnels et personnels.
Plus nous avons conscience de nos priorités, plus nous gardons à l’esprit nos objectifs et notre organisation et plus nous avançons vers la réalisation de nos projets.
Dans le cas contraire, on risque fort de s’éparpiller, de procrastiner et de s’épuiser, sans vraiment avancer vers nos buts…
Il y a un risque majeur dans l’entrepreneuriat : l’attachement à son activité !
Lorsqu’on décide de se lancer pour créer son propre business, c’est pour se réaliser en tant qu’individu. Or, comme on aime ce que l’on fait, on peut vite oublier que nous ne sommes pas notre entreprise…et nous laisser « bouffer » par elle. Si nous nous confondons avec notre entreprise, nous n’arrivons plus à nous en échapper.
Nous nous retrouvons prisonnier(e)s, alors même que nous avons quitté le salariat pour fuir cet état.
Il nous faut donc impérativement gérer notre temps, nous organiser de manière efficace pour ainsi, bien distinguer la vie professionnelle de la vie personnelle.
Dans cet article, nous allons donc voir la gestion du temps et l’organisation de l’entrepreneur(euse), comment optimiser son temps de manière à être efficace, tout en gagnant en qualité de vie.
La gestion du temps et l’organisation de l’entrepreneur(euse)
1. Définir des limites claires entre temps personnel et temps de travail.
4. Créer son semainier parfaitement optimisé :
1. Définir des limites claires entre temps personnel et temps de travail.
Notre business et nous sommes deux entités bien distinctes. Cela implique de mettre en place un cadre et des limites pour préserver chacune de ces entités. Nous allons faire en sorte que notre entreprise soit au service de notre vie, et non l’inverse…
En effet, on en parle peu, mais les burn-out sont courants chez les entrepreneur(euse)s. Alors autant apprendre à s’en préserver.
Nos journées durent tout de même 24 heures et, malgré tout, il nous arrive, le week-end, de regarder notre semaine écoulée en nous disant que nous ne sommes pas arrivés à faire tout ce que l’on avait prévu.
Ou encore que notre conjoint(e) nous fasse remarquer que l’on n’a pas passé beaucoup de temps ensemble…
C’est le signal d’alarme qui nous prévient d’une mauvaise gestion du temps et d’une organisation à revoir !
Pour ne rien arranger, comme nous sommes notre pire juge, nous culpabilisons et nourrissons des pensées négatives du genre: “oh mon dieu, je n’ai pas assez de temps”, “les journées sont vraiment trop courtes”, “je ne peux pas tout faire”, etc.
Pour remédier à cela, il faut, en premier lieu, délimiter clairement son temps de travail. On définit des plages horaires fixes pour son temps de travail et pour son temps personnel.
La journée faisant 24h, on peut délimiter 8h par jour de sommeil, 8h par jour de travail et 8h par jour de temps consacré à notre vie privée, par exemple.
A part le temps de sommeil, on peut très bien fractionner ces périodes, suivant nos besoins ou nos envies… L’important étant de les déterminer à l’avance et de s’y tenir, quoi qu’il se passe !
De cette manière, on préserve sa vie privée, tout en étant parfaitement productif(ve).
2. Savoir prioriser
Le problème courant, que l’on rencontre aussi, ce sont les to-do listes à rallonge ! Il ne sert à rien de se programmer une liste de tâches interminable. Cela va juste entraîner une baisse de moral et de détermination !
Listez plutôt toutes vos tâches de la semaine, vraiment toutes ! Et faites-vous une matrice d’Eisenhower.
En classant vos tâches par ordre d’importance et d’urgence, vous déterminez vos priorités réelles. En un coup d’œil, vous savez ce que vous avez à faire.
Le but est de n’avoir dans la case en haut à gauche que 2 à 3 tâches par jour, pas plus ! S’il vous reste du temps, une fois ces actions accomplies, vous pouvez alors vous pencher sur la case du dessous…
La matrice d’Eisenhower nous aide à prioriser notre travail, mais nous force aussi à apprendre à déléguer.
Pour certaines personnes, moi la première, c’est ce qu’il y a de plus difficile ! Mais cela s’avère nécessaire non seulement pour préserver l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, mais aussi pour gagner en productivité.
Elle nous permet de prévoir, dans la gestion de notre temps, nos tâches essentielles et nos priorités, afin que tout ce qui doit être fait, le soit réellement, en temps et en heure.
Ainsi, nos vraies priorités étant identifiées, nous progressons chaque jour, chaque semaine, vers la réalisation de nos objectifs. Cela demande beaucoup de détermination, car il ne faut pas se laisser distraire.
Tout comme les périodes que l’on a déterminées juste avant, il faut se tenir, coûte que coûte, à la réalisation quotidienne des tâches prioritaires.
Celles-ci étant souvent pénibles ou difficiles (c’est pour cela qu’on procrastine), le mieux est de s’en charger en tout premier dans notre journée.
« Ce qui est fait n’est plus à faire » est un proverbe que j’affectionne particulièrement.
De plus, une fois ces tâches effectuées, on considère tout ce qu’on fait ensuite comme du « bonus » et le soir, on a la satisfaction d’une journée bien menée.
Je vous invite à lire l’article « Comment trouver l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle » qui complète très bien celui-ci.
3. Histoire de cailloux
Un expert en gestion du temps intervient devant un groupe d’étudiants en école de commerce. Il sort de sous son bureau un gros bocal avec une large ouverture, qui représente le temps.
L’expert sort ensuite plusieurs gros cailloux et les place soigneusement un à un dans le bocal. Lorsque le bocal est rempli, il demande à son assemblée : Ce bocal est-il plein ?
Tout ses étudiants s’exclament : «Oui».
« Vraiment? » leur demande t-il.
Il sort alors de sous son bureau un sac de gravier qu’il commence, lentement, à verser dans le bocal. Il s’arrête pour secouer le bocal et faire rentrer le gravier dans chaque espace encore disponible entre les gros cailloux.
Il sourit et demande à nouveau au groupe : «Est-ce que le bocal est plein?»
Une partie de la classe commence à comprendre.
« Probablement pas », dit alors un de ses élèves.
« Bien! » répond l’expert.
Il sort alors un sac de sable. Et il commence à secouer le sable pour remplir l’espace entre les gros cailloux et le gravier. Une fois de plus, il pose la question : « Maintenant, le pot est-il plein ? »
« Non! » crie la classe. « Excellent! » dit-il.
Il attrape alors sa bouteille d’eau posée sur le bureau. Et à nouveau, verse son contenu, jusqu’à ce que le pot soit rempli à ras bord.
Puis il lève les yeux vers la classe et demande : « Quel est l’intérêt de cette illustration ?”
Un étudiant impatient a levé la main et a dit : « Le fait est que, peu importe à quel point votre emploi du temps est chargé, si vous faites de gros efforts, vous pouvez toujours y intégrer d’autres choses !”
« Bien essayé » répondit l’expert, « mais ce n’est pas vraiment le but de cette illustration. La vérité est simple, mais puissante : si vous ne mettez pas les gros cailloux en premier, vous n’atteindrez pas vos objectifs de vie. »
Si nous ne commençons pas par ce qui est prioritaire, que ce soit pour notre entreprise, ou pour notre vie personnelle, nous prenons le risque de gaspiller ce que nous avons de plus précieux : notre temps.
Si nous consultons nos mails 20 fois par jour, c’est comme si l’on commençait par verser le sable ! C’est du temps perdu, qui aurait pu servir à créer un nouveau produit, par exemple.
C’est en fait une activité-béquille qui sert à nous faire croire qu’on est occupé(e) ! Mais occupé(e) ne veut pas dire rentable…
Alors, ne gaspillons pas notre temps, mais concentrons-nous sur ce qui est vraiment essentiel.
Vous pouvez lire l’article « les partisans du moindre effort ont-ils raison ? », si vous avez encore besoin d’en être convaincu(e).
4. Créer son semainier parfaitement optimisé :
Pour mettre en pratique tout ce que l’on vient de voir, rien de mieux que de nous faire un semainier personnalisé et surtout optimisé.
La première chose à faire est bien sûr d’identifier nos vraies priorités. Nous allons en définir 3 à 5 maximum.
Il suffit ensuite de télécharger un semainier, ou de faire un tableau Excel comme moi, et d’identifier, en tout premier, les plages horaires incompressibles et fixes (sommeil, repas, toilette…)
Puis nous identifions les plages horaires consacrées à nos vraies priorités, professionnelles et personnelles (visioconférences, loisirs, sport, étude de marché, rdv clients, méditation…).
A la toute fin, en fonction du temps qu’il nous reste, et que l’on choisit de consacrer à notre activité professionnelle, on identifie toutes les autres tâches indispensables au bon fonctionnement de notre business. C’est-à-dire les tâches notées dans la case en bas à gauche de notre matrice d’Eisenhower.
Bien sûr, on délègue chaque matin ce que l’on a noté en haut à droite dans cette même matrice.
Nous avons maintenant élaboré notre semainier, de manière optimisée, productive et équilibrée !
Conclusion
J’espère que cet article vous aidera à mieux gérer et organiser votre temps.
En tant qu’entrepreneur(euse)s, nous devons avancer concrètement et efficacement vers l’accomplissement de nos objectifs, pour plus d’épanouissement, d’accomplissement et de liberté financière.
Cela demande une certaine discipline, de la détermination et beaucoup de clarté sur ce que sont nos objectifs et nos vraies priorités.
Mettre en place et en pratique ce semainier personnalisé et optimisé fera une grande différence dans votre vie professionnelle et personnelle, vous permettra d’avancer plus vite vers l’atteinte de vos objectifs.
Si vous souhaitez plus de conseils et d’astuces sur l’entrepreneuriat, la liberté financière, l’argent en général, je viens de publier le livre « Je change de vie, à plus de 50 ans et prends le chemin de la liberté financière… ». Je vous y partage mon expérience, mes réussites, mes échecs, mes astuces, mes stratégies, mes victoires et mes frustrations.
Je vous souhaite la réussite dans toutes vos entreprises, à la semaine prochaine…
Bree.
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