Comment gagner du temps chaque jour
Vos journées sont trop courtes ? Vous n’arrivez pas à faire tout ce que vous avez prévu dans la journée ? Vous courrez après le temps ? Vous vous demandez comment gagner du temps chaque jour ?
Savez vous que 3 français sur 4 se disent que, s’ils avaient des journées de 26 heures, ils vivraient mieux ? Ils n’auraient besoin que de 2 heures supplémentaires…
A quoi utiliseraient ils ces 2 heures ?
- 46% passeraient du temps avec leur famille ou leur conjoint,
- 35% se consacreraient à des activités culturelle : (promenade, lecture, loisirs, sport, sortie culturelles diverses…),
- 29% passeraient du temps avec leurs amis,
- 24% dormiraient plus,
- 15% arriveraient à accomplir toutes leurs tâches quotidiennes,
- 6% travailleraient d’avantage…
Cela signifie donc que si le temps était extensible, vous pourriez accomplir toutes vos tâches quotidiennes, honorer vos engagements et faire ce que vous jugez important pour vous.
Mais en êtes-vous bien certain(e)s ?
Ne serait ce pas plutôt une solution temporaire, comme le manque d’argent…
En effet, la plupart des gens, lorsqu’ils ont une augmentation de salaire, ou une entrée d’argent quelconque, augmentent leur train de vie d’autant et sont toujours face au même problème à la fin du mois!
Tout comme l’éducation financière, devrions nous avoir une éducation pour maîtriser le temps ? Devons nous apprendre à gérer le temps ? Ou encore apprendre à le créer, comme le disait Charles Buxton ?
« Vous ne trouverez jamais de temps pour quoi que ce soit. Si vous voulez du temps, vous devez le créer. » Charles Buxton
Si vous avez régulièrement le sentiment d’être débordé et de courir après le temps, cet article est fait pour vous, puisque nous allons y voir comment gagner du temps chaque jour, de façon concrète.
Comment gagner du temps chaque jour
Comment vous sentez vous en fin de journée ?
La loi de Pareto, ou principe des 20/80
3. En finir avec la procrastination
5. Chasser les habitudes inutiles
6. Eviter les activités chronophages
Une solution temporaire
On cherche toujours des solutions rapides pour résoudre le plus rapidement possible les problèmes que l’on rencontre. Mais, la plupart du temps, ce n’est qu’une solution temporaire, car le problème ressurgit très vite.
Dans le cas de problème financier, on a recourt à un crédit, ou à un revenu complémentaire. Mais, comme le niveau de vie augmente d’autant…le problème refait surface aussitôt !
Quand on manque de temps constamment, qu’on est toujours débordé(e) et qu’on court toute la journée, c’est qu’il y a un problème. Il faut identifier les causes du problème, pour trouver un remède efficace, durable ! Il faut traiter la cause et non pas atténuer les effets…
Les causes du manque de temps
En effet, le manque de temps n’est qu’un symptôme. Plusieurs maux peuvent en être à l’origine :
- un manque d’organisation,
- des priorités mal définies,
- de la procrastination,
- des engagements trop nombreux,
- une difficulté à dire non,
- des habitudes inutiles,
- des activités chronophages,
- etc.
Il est important de diagnostiquer le mal, ou les maux, à l’origine du manque de temps, afin de trouver le ou les remèdes à appliquer.
Comment vous sentez vous en fin de journée ?
Lorsqu’arrive le soir, quand on est content(e) de la façon dont s’est déroulée notre journée, c’est un sentiment de satisfaction immense. C’est le signe que nous avons bien utilisé notre temps imparti.
Alors qu’il est frustrant de se coucher en pensant que l’on n’a pas réussi à faire toutes les tâches ce que l’on s’était fixé. On s’est éparpillé(e) ou laissé(e) distraire…
On ne peut maîtriser le temps, mais on peut apprendre à le gérer !
La gestion du temps consiste à optimiser un temps imparti afin de gagner en efficacité et être plus productif.
Mais est-ce la seule raison ? Ne pensez-vous pas que le fait de bien gérer son temps a aussi pour but de vivre mieux, d’être plus heureux, de pouvoir savourer pleinement l’instant présent ?
On veut aujourd’hui donner un sens à sa vie, utiliser notre temps de manière à ne pas avoir de regrets à la fin… On ne veut pas se dire un jour « j’aurais dû… ».
Alors voyons ensemble comment gagner du temps chaque jour, ou plutôt comment optimiser son temps.
S’organiser efficacement
Voyons la cause la plus courante : la mauvaise organisation et comment bien vous organiser au quotidien pour retrouver du temps et de la sérénité.
La loi de Parkinson :
Commençons par cette loi qui dit qu’une tâche grossira en importance et complexité (perçues) à la mesure du temps alloué à sa réalisation…
En d’autres termes, cela signifie que si vous avez 24h pour finir un projet, la pression sera telle que vous vous concentrerez sur l’exécution de ce projet et n’aurez d’autre choix que de faire l’essentiel et seulement l’essentiel.
Si vous avez une semaine pour terminer ce même projet, vous mettrez une semaine pour l’exécuter et pourtant le résultat n’en sera pas forcément meilleur…
Vous l’aurez compris, la première chose à faire est de programmer des dates butoirs très courtes et précises pour ses tâches essentielles et de les noter sur un calendrier ou un agenda.
Même si vous savez ce qui est essentiel, sans dates butoirs pour concentrer vos efforts, les tâches mineures qui vous sont imposées, ou que vous vous imposez, enfleront pour consommer du temps, jusqu’à ce qu’à la fin de la journée, vos tâches essentielles n’auront pas avancé !
Ensuite, ce qui m’aide beaucoup et m’évite de m’éparpiller c’est un tableau (oui, je sais : je fais des tableaux pour tout !) avec 7 colonnes et 3 lignes.
Les colonnes pour chaque jour de la semaine et les lignes pour les tâches à faire impérativement, donc 3 par jour…
Chaque soir, je consulte et rempli mon tableau pour le lendemain ou les jours suivants. Chaque matin, je le consulte et fais en priorité les 3 tâches mentionnées, quoi qu’il se passe !
La matrice d’Eisenhower :
Vous connaissez ? C’est un outil très simple d’utilisation, mais d’une efficacité absolue !
C’est un tableau (encore un !) qui permet de classer ses tâches suivant leur importance et leur urgence. Avec seulement 2 colonnes et 2 lignes :
Il suffit d’y noter chaque tâche dans la case correspondante. Ce système permet une organisation sans faille, s’y l’on s’y tient évidemment !
Bien définir ses priorités
La loi de Pareto, ou principe des 20/80 :
Je m’y réfère depuis 1993, date à laquelle je l’ai apprise. Elle est tellement importante que je me souviens de la date à laquelle elle m’a été enseignée, c’est dire !
Je ne peux pas en dire autant de Thalès ou Pythagore…
Elle s’applique à tous les domaines de la vie et son principe est simple : 20% de vos actions vous rapportent 80% de vos résultats.
Par exemple : 20% de vos clients vous rapportent 80% de votre CA, ou 20% de vos produits vous rapportent 80% de votre CA, etc.
En ce qui concerne notre temps, c’est la même chose : 20% de notre temps nous rapproche de 80% de notre objectif…
Alors si on couple la loi de Parkinson avec celle de Pareto, tout en utilisant la matrice d’Eisenhower…on casse la baraque et devient super-productif(ve) !
Mais avant toute chose, je vous invite à prendre un papier et un stylo, ou à ouvrir un document Word, et à lister toutes les tâches que vous faites, ou devez faire, dans la semaine, sans rien oublier, même la visite chez tata Jacqueline pour boire le thé !
Ensuite vous allez noter chacune d’elle par ordre d’importance et de plaisir qu’elle vous procure, déterminer les 20% qui vous causent 80% de tracas et les 20% qui vous apportent 80% de bonheur. Vous venez de définir vos priorités ! C’est sur elles que vous devez maintenant vous concentrer.
Ne faites qu’une chose à la fois !
Si vous hiérarchisez correctement ce que vous avez à faire, il n’y a plus aucune raison d’être au four et au moulin. Multiplier les activités c’est en faire plus pour se sentir plus productif(ve), tout en en accomplissant moins !
En finir avec la procrastination
Dans cette même liste, vous allez maintenant surligner les 3 activités auxquelles vous avez le plus souvent recours pour vous occuper en vous donnant l’impression d’être productif(ve). Ne niez pas ! On en a tous ! Cela nous permet de remettre à plus tard les actions importantes mais désagréables, ou qui risquent d’être un échec… Soyez honnête avec vous-même.
Ces activités sont à classer en bas à droite de votre matrice d’Eisenhower (pas urgent, pas important)…
Je vous invite à lire l’article « les partisans du moindre effort ont-ils raison » qui vous explique comment gagner en productivité.
Se désengager
Utilisons maintenant la loi de Pareto pour gérer le temps consacré aux amis.
Quels sont les 20% d’entre eux qui vous apportent 80% de joie, de bonheur et de plaisir ? A contrario, quels sont les 20% de vos amis qui vous apportent les 80% de déprime, de colère ou de regrets ?
Vous savez maintenant avec qui prendre vos distances et vous allez gagner du temps, de l’énergie et un meilleur moral… que du bonheur !
Faites de même avec vos activités, qu’elles soient sportives, associatives, caritatives ou autres… Il se peut que lorsque vous vous êtes engagé(e) à faire telle activité 3 fois par semaine, cela vous enchantait, mais qu’aujourd’hui cela vous pèse. Mettez fin à ce genre d’engagement.
Et pour cela il vous apprendre à dire « non » !
Cela paraît simple comme ça mais, pour beaucoup de personnes, c’est la chose la plus difficile qui soit ! Toujours est-il que le « non » est fondamental pour pouvoir prioriser votre temps, ne plus vous le faire « vampiriser » !
Alors soit, il faut y mettre les formes. Mais ça ne veut pas dire vous inventer des excuses alambiquées pour échapper à quelqu’un ou quelque chose de non désiré. Un simple « je ne suis pas disponible », ou encore « j’ai autre chose de prévu… » devrait faire l’affaire.
Dans quelques temps, votre entourage comprendra que vous n’êtes plus en « libre service »…et vous serez amené(e) de moins en moins à refuser des invitations non désirées.
Chasser les habitudes inutiles
Dans votre liste, vous devez pouvoir supprimer des activités qui ne vous apportent rien. On en a tous. Même si elles vous ont épanoui(e) à un moment, ce n’est plus le cas aujourd’hui, alors supprimez les !
De même, rien ne sert de consulter vos mails 20 fois par jour ! Cela fait partie des activités que l’ont fait pour s’occuper et se faire croire qu’on est productif ! Les consulter 2 fois par jour est amplement suffisant !
Ne commencez pas votre journée en ouvrant votre boite mail. Consultez les uniquement une fois que votre première tâche importante, sur les 3 de la journée, est achevée. Puis, à nouveau, le soir lorsque les 3 tâches quotidiennes auront été menées à bien.
Apprenez également à supprimer les notifications, au moins lorsque vous êtes occupé(e) sur vos actions importantes, qui détournent inutilement votre attention.
Mettez également votre portable en mode avion lorsque vous êtes occupé(e) à une tâche importante. Le monde ne va pas s’arrêter de tourner je vous le garantis !
Il faut apprendre à s’isoler de toute source de distraction, pour se concentrer sur ce qui est important, essentiel !
Eviter les activités chronophages
La loi de Pareto vous permet également de pointer les activités qui vous prennent 80% de votre temps et de votre énergie, pour ne vous apporter que 20% de satisfaction… Le mieux est de supprimer ces activités, ou au moins de les réduire drastiquement.
Le groupage est la solution pour venir à bout des choses qui nous prennent du temps, nous écartent de notre objectif, mais auxquelles on ne peut pas échapper.
Par exemple, si vous relevez votre boite aux lettres tous les jours et réglez vos factures, répondez à vos courriers 5 fois par semaine, mis bout à bout, cela vous demandera un temps considérable. Alors que si vous ne le faites qu’une fois par semaine, cela ne changera pas la face du monde, mais vous aurez gagné un temps considérable !
Conclusion :
En suivant tous ces conseils, non seulement vous allez gagner du temps chaque jour, mais vous allez aussi gagner en qualité de vie !
Posez-vous la question plusieurs fois par jour : « suis-je productif ou seulement actif ? », ce qui vous permettra de rectifier le tir le cas échéant et ne plus réitérer la même chose les jours suivants.
Le cerveau aime les habitudes, plus vous lui répéterez les bons gestes, les bonnes pratiques, plus il va les « imprimer » et ces actions deviendront des réflexes auxquels vous n’aurez plus à penser…
Demandez-vous chaque jour : « est-ce que je m’invente des choses à faire pour éviter l’important ? »…
Et n’oubliez pas : Parkinson, Pareto et Eisenhower sont nos meilleurs amis !
N’hésitez pas à me laisser un commentaire, j’y répondrai avec plaisir.
Je vous souhaite la réussite dans toutes vos entreprises et vous dis à la semaine prochaine…
Bree.
PS : Pour celles et ceux qui voudraient connaître mon parcours, je vous livre toutes les étapes de mon chemin vers la liberté financière depuis ma prise de conscience dans mon livre « Je change de vie à plus de 50 ans et prends le chemin de la liberté financière… ».
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